Si has decidido organizar un congreso lo más importante que debes saber es: el éxito de tu evento recaerá en una buena organización del evento, planificación y buena ejecución.

Como empresa organizadora de eventos, te dejamos las pautas de planificación y organización que realizamos en este tipo de eventos.

Para comenzar, se ha de aceptar el proyecto, establecer un público objetivo al que va a ir dirigido y establecer una temática que resulte atractiva para los asistentes. En el caso de aceptar la puesta en marcha del proyecto, se adaptarán y concretarán según las necesidades establecidas, así como el presupuesto destinado para tal acción.

Si vas a llevar a cabo un evento de estas características, es importante que distingas diferentes fases, que te ayudarán a planificar de forma ordenada y eficaz la organización del congreso:

1.- ESTUDIO Y CONTRATACIÓN DE SEDE

Estudia diferentes opciones de fecha y localización para el asesoramiento necesario del evento. Escoger el lugar idóneo para la celebración de un congreso es uno de los aspectos más complicados, ya que tendrás que tener en cuenta los siguientes factores: como el lugar, la disponibilidad, ubicación, accesibilidad y sobre todo, la seguridad, ya que tienes que comprobar que la sede donde se realizara el congreso cumple con toda la normativa de seguridad vigente.

2.- PONENTES

Para obtener un éxito seguro debes de buscar y ponerte en contacto con los posibles ponentes, y gestionar la temática que realizará cada ponente correspondiente con el tipo de evento en el que se realizará la ponencia. Además de gestionar los viajes y alojamientos de los ponentes, y establecer un programa de ocio para acompañantes de los ponentes.

3.- INVITADOS / ASISTENTES

Los invitados son el elemento más importante para el éxito del congreso, por lo que hay que cuidar todos los detalles.

Se ha de elaborar, producir y enviar todas las invitaciones tanto online como offline, atender telefónicamente y mediante vía mail a los invitados y asistentes de forma previa al evento, por si se produce alguna incidencia o consulta de los asistentes. También es muy importante facilitarles a los asistentes un listado de hoteles y alojamiento para su posible estancia en la duración del congreso y la gestión de las reservas.

Y por último, la recepción de los asistentes a su llegada al evento con su correspondiente acreditación y welcome pack. La tecnología es necesaria a la hora de la organización de un evento de este tipo, por lo que es necesario el desarrollo de una aplicación para la gestión de inscripciones con plataforma de pago vinculada a la web del evento.

4.- PATROCINADORES

El patrocinio del evento es algo fundamental, por lo que un buen trato y atención a los patrocinadores es muy importante, entre otras, con su presencia en “zona comercial” del congreso, si es que se considerara esta opción. La organización del evento, no incluye la captación de patrocinadores para el congreso, ya que dicha labor será desarrollada desde la empresa contratante.

5.- MATERIALES

Es fundamental crear una imagen que represente al evento y que luego se aplique a todos los soportes de publicidad, comunicación y difusión del congreso, por lo que es necesario el desarrollo de la identidad visual del congreso bajo el paraguas de la empresa contratante y la adaptación creada a todos aquellos materiales necesarios como invitaciones, dossier, web,emailing, programa, escenografía, tematización de la sede del congreso, acreditaciones, audiovisual, pantallas ponencias, obsequios para ponentes, etc.

6.- PLANIFICACIÓN DEL ACTO

La planificación es fundamental para un organizador de eventos. Por lo que es necesario la realización de escaleta de tiempos, siempre en coordinación con el Comité Técnico y su planificación de las ponencias, para determinar las necesidades técnicas en cada momento, y establecer de forma previa al congreso, la elaboración de un programa de ponencias y actividades, así como establecer cuando se realizará el acto de apertura y clausura, los descansos, las cenas, servicio del catering, etc… Además de establecer un informe posterior al evento para analizar posteriormente los resultados obtenidos de este.

7.- PERSONAL

Cuanto mayor sea el congreso que vayas a organizar, mayor será el reto de coordinar y gestionar a todo el personal necesario para el acto: Intérpretes, azafatas, técnicos audiovisuales, fotógrafos, etc…

8.- CATERING PERSONALIZADO

Una prioridad principal en este tipo de eventos es la gastronomía. Donde el producto debe ser excelente y el servicio exquisito. La empresa contratante podrá decidir entre diversos menús y coffee break, con una gran variedad de opciones donde escoger para adaptarse a las necesidades y gustos del cliente. Darle un toque de personalidad al evento con un buen catering, realza la imaginación, la innovación, el gusto y la calidad de la empresa organizadora del evento.

9.- DIFUSIÓN DEL CONGRESO

Planificar una estrategia de comunicación adecuada es fundamental para garantizar el éxito del congreso, por lo que se necesita la elaboración de dossier de prensa, envío a los medios, difusión de convocatoria de prensa, redacción y envío de nota de prensa.

Además, se refuerza la difusión, desde el punto de vista publicitario o comercial a través de medios online y offline, tanto en medios generalistas como específicos, y la difusión a través de asociaciones, colegios profesionales, centros de formación o prescriptores afines a la temática del evento / congreso.

¿Qué te ha parecido nuestra guía para organizar un congreso? ¿Necesitas ayuda verdad?

#TUEVENTOCOMIENZACONC&CGROUP

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